Dieses Datenbearbeitungsreglement aufgrund von Art. 19 der Statuten tritt gemäss Vereinsversammlungsbeschluss am 8. Juni 2023 in Kraft.
HSG Alumni bearbeitet im Rahmen der Erfüllung seiner Aufgaben als Ehemaligenorganisation der Universität
St. Gallen Daten seiner Mitglieder.
Dieses Reglement schafft Transparenz über die Grundsätze der Datenbearbeitung und regelt die Verwendung und die Datenweitergaben von Mitgliederdaten und weiteren Personendaten von Nichtmitgliedern an Dritte.
HSG Alumni und ihre verbundenen Organisationen nehmen den Schutz von Personendaten ernst und halten die anwendbaren Datenschutzregulierungen, insbesondere das Schweizerische Datenschutzgesetz (DSG) und soweit anwendbar die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), ein.
Es werden die Mitgliederdaten im Mitglieder-Profil erhoben und bearbeitet.
(Auflistung in Anhang A)
Unter www.hsgalumni.ch steht den Mitgliedern neben dem öffentlichen Bereich ein per Login zugängliches Mitgliederportal zur Verfügung. In diesem passwortgeschützten Bereich kann das Mitglied seine für andere Mitglieder sichtbaren Daten bearbeiten und die Sichtbarkeit festlegen. Im Mitgliederportal kann das Mitglied auch Informationen beispielsweise zu Rechnungen, Mitgliedschaftsinformationen und Veranstaltungsanmeldungen einsehen. Ebenfalls hat das Mitglied auf dem Portal die Möglichkeit, seine Community-Mitgliedschaften und Kommunikationseinstellungen zu verwalten.
Von Mitgliedern werden minimal die folgenden Angaben der Universität St. Gallen bei HSG Alumni gespeichert: Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Korrespondenzsprache, Geschlecht, Matrikelnummer, Immatrikulation, Studiengänge, Diplome, Studienabschlüsse und -jahre an der Universität St. Gallen, Adresse, private E-Mail-Adresse, SWITCH edu-ID. Alle weitergehenden Daten können durch die Mitglieder selbständig und freiwillig im HSG Alumni Portal erfasst, bewirtschaftet und auch gelöscht werden.
Die Personen- und Kontaktdaten der Mitglieder werden auf der Basis der Statuten durch HSG Alumni bearbeitet. Gegen diese Datenbearbeitung besteht aufgrund der vereinsrechtlichen Pflicht zur Bearbeitung der Mitgliederdaten kein Widerspruchsrecht. Diese Mitgliederdaten bleiben bis mindestens zehn Jahre nach einem Ablauf der Mitgliedschaft bei HSG Alumni gespeichert, werden jedoch nicht mehr aktiv bearbeitet und als inaktiv bezeichnet.
Die minimalen Kontaktdaten dienen jedoch weiter zur Dokumentation der Studienabschlüsse. Die Daten können zum Zweck der Nachforschung von ehemaligen Studierenden oder zur Dokumentation an die Universität St. Gallen übermittelt werden (siehe Ziffer 4).
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden freiwillig zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten:
Sofern eine Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit ohne Angabe von Gründen für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf ist durch Anpassung der Einstellung im HSG Alumni Portal vorzunehmen.
Auskunftsanfragen sind an die Adresse datenschutz@hsgalumni.ch zu richten. Um Ihre Anfragen zur Ausübung Ihrer Rechte bearbeiten zu können, kann es erforderlich sein, dass Sie sich ausweisen müssen, damit wir Sie eindeutig identifizieren können.
In der Schweiz besteht beim Verdacht auf Verletzung des Datenschutzes die Möglichkeit einer Anzeige beim Eidg. Datenschutz und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB). Bei der Anwendbarkeit der DSGVO besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.
Die Kommunikation mit den Mitgliedern erfolgt per Post, per Telefon, per E-Mail oder anderen elektronischen Kommunikationsmitteln. Die Mitglieder stellen dazu aktuelle Adressangaben wie E-Mail-Adressen, Postadressen und Telefonnummern zur Verfügung und halten diese aktuell.
Der Zustellung von Vereinsinformationen per E-Mail kann nicht widersprochen werden.
HSG Alumni kann die Mitgliederdaten als Adress- und Kontaktverzeichnis in gedruckter oder elektronischer Form seinen Mitgliedern für die gegenseitige Kontaktaufnahme und Geschäftsförderung zugänglich machen.
Der Vorstand legt die Verwendung der Mitgliederdaten fest.
Die Mitglieder können in ihrem Profil auf dem Onlineportal die Privatsphäre-Einstellungen anpassen. Mittels Opt-Out besteht die Möglichkeit, einzelne oder alle Daten vor anderen Mitgliedern im Portal zu verbergen.
Für kommerzielle Zwecke werden Mitgliederdaten nur nach vorgängiger Information und Einwilligung des Mitglieds weitergegeben.
HSG Alumni tauscht seine Mitgliederdaten mit der Universität St. Gallen aus. Dabei können folgende Informationen zu folgendem Zweck ausgetauscht werden:
Der Vorstand schliesst dazu einen Datenbearbeitungsvertrag mit der Universität St. Gallen ab.
Die minimalen Kontaktdaten bleiben auch über die Dauer der Mitgliedschaft bei HSG Alumni gespeichert und dienen weiter zur Dokumentation der Studienabschlüsse. Die Daten können zum Zweck der Nachforschung von ehemaligen Studierenden oder zur Dokumentation an die Universität St. Gallen übermittelt werden. Ehemalige Mitglieder können weiterhin durch HSG Alumni im Auftrag der Universität St. Gallen kontaktiert werden. Rechtsgrund für die Datenspeicherung und die Kontaktbearbeitung ist der Leistungsauftrag der Universität St. Gallen. HSG Alumni erfasst von Nichtmitgliedern, soweit diese nicht einer Bearbeitung widersprochen haben, als Ergänzung öffentlich bekannte Laufbahndaten von ehemaligen Studierenden. Rechtsgrund für diese Bearbeitung sind die überwiegenden berechtigten Interessen von HSG Alumni zur Bearbeitung für die Mitgliedergewinnung und die Betreuung der HSG Community. Die betroffene Person kann jederzeit die Löschung der zusätzlich erfassten Daten verlangen.
Die minimalen Kontaktdaten umfassen folgende Daten:
Für den Entscheid über eine Datenweitergabe an Dritte ist der Vorstand zuständig. Die Datenweitergabe ist zur Verfolgung von ideellen Zwecken zulässig. Eine Datenweitergabe für kommerzielle Zwecke bedarf der Einwilligung der betroffenen Person, diese kann im HSG Alumni Portal bewirtschaftet werden.
Diese werden nach langjähriger Praxis weitergegeben an:
HSG Alumni bearbeitet Kontaktdaten von Meinungsbildnern aus der Wirtschaft, der Verwaltung, der Politik, Medien oder Bildungsinstitutionen. Diese Daten werden für Einladungen und für die Informationsvermittlung verwendet.
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten sind die überwiegenden berechtigten Interessen beziehungsweise, sofern und soweit anwendbar, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Personen in der EU.
Diese Privatpersonen können der Speicherung und Verwendung ihrer Daten widersprechen und die Löschung der Daten verlangen.
Bei Anmeldung und Teilnahmen an Veranstaltungen kann HSG Alumni von den Mitgliedern weitergehende Daten verlangen und speichert diese im Profil des Mitglieds. Diese Daten können für Marketingzwecke genutzt werden.
Die von der Teilnehmerin/vom Teilnehmer mit der Anmeldung erhaltenen Angaben werden zur Durchführung der Veranstaltung gespeichert und verwendet. HSG Alumni sowie eventuelle Co-Veranstalter verpflichten sich zur Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen.
HSG Alumni kann Kontaktdaten von Dritten (Adressbroker) beziehen und zu Marketingzwecken für die postalische Zusendung von Veranstaltungsinformationen verwenden. Nach der Veranstaltung werden die Kontaktdaten für den Versand der Einladungen durch HSG Alumni gelöscht. Die Rechtsgrundlage für die Datenbearbeitung sind die berechtigten Interessen nach Art 31 Abs. 1 des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) oder soweit anwendbar Art. 6 Abs. 1 lit. f der EU-DSGVO. Eine betroffene Person kann dieser Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung jederzeit widersprechen.
Teilnehmerinnen/Teilnehmer von Veranstaltungen nehmen zur Kenntnis, dass HSG Alumni gestützt auf die Teilnahme und auf ihren berechtigten überwiegenden Interessen die erhobenen Daten für eigene Werbezwecke nutzt. So erhalten die Teilnehmenden per E-Mail oder Post vor der Veranstaltung eine Erinnerung sowie nach der Veranstaltung teilweise auch die Veranstaltungsunterlagen zugestellt. Ebenfalls werden die Teilnehmenden per E-Mail oder Post auf die nächste Veranstaltung hingewiesen.
Falls eine Teilnehmerin/ein Teilnehmer dies ausdrücklich nicht wünscht, kann sie bzw. er den Veranstalter jederzeit schriftlich darüber informieren. Der Widerspruch ist ab Eingang gültig.
Die Teilnehmerin/der Teilnehmer werden informiert, dass während der Veranstaltung Bilder und/oder Äusserungen von ihr/ihm aufgenommen werden können und nimmt zur Kenntnis, dass HSG Alumni gestützt auf seine berechtigten überwiegenden Interessen dieses Material für den eigenen Online-Auftritt oder andere Werbezwecke nutzen kann. Diese können auch auf den Social-Media-Profilen von HSG Alumni publiziert werden. Die Teilnehmerin/der Teilnehmer tritt die hierfür notwendigen Urheberrechte am Bild- und Tonmaterial an HSG Alumni ab. Von der Verwendung ausgeschlossen sind Bilder oder Videos, die die Teilnehmerin/den Teilnehmer in diskriminierender Art und Weise darstellen.
Die Teilnehmerin/der Teilnehmer kann der Übertragung urheberrechtlicher Nutzungsrechte am Bild- und Tonmaterial jederzeit gegenüber dem HSG Alumni widersprechen. Der Widerruf ist ab Eingang gültig.
Ergänzend gelten die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzbestimmungen auf der Internetseite.
Werden Personendaten in Länder mit einem nicht gleichwertigen Datenschutz übermittelt, wird der Datenschutz wenn nicht anders angegeben mittels Standardvertragsklauseln sichergestellt.
Weiter findet die Datenschutzbestimmung von HSG Alumni Anwendung.
Neu eintretende Mitglieder werden auf dieses Reglement hingewiesen. Es wird im Memberbereich auf der Webseite publiziert.
Datenfelder im HSG Alumni Profil
Zwingende Felder (durch Mitglied nicht bearbeitbar):
Optionale Felder (durch das Mitglied im Mitgliederportal jederzeit bearbeitbar):