Governance

Welche Erwartungen hat die Geschäftsstelle an dich als Präsident:in oder Vorstandsmitglied eines Clubs? Welche Unterstützung kannst du von der HSG Alumni Geschäftsstelle erwarten? 

Erwartungen an die Alumni Clubs

Gründung, Mitglieder und Wahlen

• Jedes aktive Alumni-Mitglied darf einen Club gründen und/oder einem Club als Mitglied beitreten.
• Club-Mitglieder wählen den Vorstand und den/die Präsident/in.
• Jedes aktive Alumni-Mitglied darf als Club-Vorstand kandidieren.
• Die Club-Vorstände bestehen min. aus einer/m gewählten Präsident/in.
• Die Beschränkung der Amtsdauer ist empfehlenswert, da dies eine kontinuierliche Einbindung jüngerer Mitglieder in die Führung des Clubs ermöglicht. 
• Die Neuwahl eines/r Präsidenten/in sowie Vorstandswechsel werden dem Verein im Voraus gemeldet.

Mehr erfahren zu den Mitgliederkategorien (Statuten)

Präsidium und Vorstand

• Der Vorstand ist das zentrale Führungsorgan des Clubs.
• Der Vorstand übernimmt alle Aufgaben, die gemäss Statuten nicht ausdrücklich einem anderen Organ zugewiesen sind.
• Die Club-Vorstände arbeiten neue Vorstände selbstständig ein.
• Die Club-Vorstände engagieren sich ehrenamtlich und unentgeltlich.
• Die Club-Vorstände sind für die Erreichung der Community-Erwartungen verantwortlich.

Community Management

• Die Club-Vorstände tragen zur Mission des Vereins bei.
• Die Club-Vorstände sind für das Community-Management und für eine aktives Community-Leben verantwortlich.
• Die Club-Vorstände stellen dem Verein auf Nachfrage ein Jahresprogramm mit geplanten Aktivitäten zu.
• Die Club-Vorstände tauschen sich proaktiv mit anderen Clubs aus.
• Die Club-Vorstände unterstützen andere Club-Vorstände bei gemeinsamen Aktivitäten.
• Die Club-Vorstände holen regelmässig Feedback aus ihrer Community zu ihren Aktivitäten ein.

Eventmanagement

• Die Veranstaltungen tragen zur Erreichung der strategischen Ziele des Vereins bei.
• Die Club-Vorstände schaffen aktiv neue Lern- und Begegnungsplattformen.
• Die Club-Vorstände führen selbstständig Veranstaltungen durch.
• Die Club-Vorstände führen mind. eine Veranstaltung pro Jahr durch.
• Die Veranstaltungen sind kostendeckend.
• Der CO2-Fussabdruck der Veranstaltungen wird laufend reduziert oder kompensiert.
• Immatrikulierte Studierende werden aktiv in Veranstaltungen eingebunden.

Kommunikation

• Die Club-Vorstände halten ihre Club-Webseite aktuell.
• Die Club-Vorstände kommunizieren ihre Aktivitäten über die Webseite.
• Die Club-Vorstände interagieren mind. 1 pro Quartal mit ihren Mitgliedern.
• Die Club-Vorstände bewerben ihre Veranstaltungen eigenständig.

Mehr erfahren zur Vermarktung von Events

Erwartungen an den Verein (HSG Alumni Geschäftsstelle)

Befähigung und Austausch Club-Vorstände

• Der Verein ist für die Führung des HSG Alumni President’s Club verantwortlich. Er sorgt für einen Austausch mit und zwischen den Clubs.
• Der Verein steht Club-Vorständen bei administrativen sowie inhaltlichen Anliegen zur Verfügung und unterstützt das Erreichen der gemeinsamen Ziele.
• Der Verein unterstützt die Club-Vorstände in der Handhabung der Webseite.

Zum Webseiten-Manual

Video Tutorials

Finanzierung

• Der Verein unterstützt Club-Neugründungen / Kick-Off-Veranstaltungen.
• Der Verein stellt den Clubs eine eigene Kostenstelle auf dem HSG-Alumni-Konto zur Verfügung. Die finanzielle Abwicklung der Teilnahmegebühren, Veranstaltungsaufwände und Sponsorenbeträge findet über diese statt, sofern sich die Währung CHF, EUR oder USD beläuft.
• Der Verein stellt auf Anfrage einen aktuellen Kostenstellenauszug her, sodass der Club-Vorstand jederzeit den Überblick über die Finanzen behält.

Community Management

• Der Verein unterstützt bei der Gründung eines Clubs wie auch beim Wechsel von Vorständen und Präsident/innen.
• Der Verein pflegt die Mitgliederdaten und erstellt auf Anfrage detaillierte Mitgliederlisten. Mehr zum Datenschutz
• Der Verein unterstützt Clubs bei der Reaktivierung ihrer Mitglieder wie auch bei der Auflösung der Clubs.
• Werden die Erwartungen an die Clubs mehrfach nicht erfüllt, hat der Verein das Recht, den Club endgültig aufzulösen.

Eventmanagement

• Der Verein unterstützt Clubs bei der Durchführung von physischen Veranstaltungen. Dazu gehören u.a. Unterstützung bei der Themenwahl, Referent/innenwahl, Teilnehmenden-Management, Kommunikation, Wahl des Austragungsorts und Technik.
• Aufwände, die 100 Stunden übersteigen, werden den Clubs verrechnet. Diese werden pauschal nach Massgabe der Geschäftsleitung von HSG Alumni vergütet und betragen 20% der Einnahmen des Events, mindestens CHF 10'000.
• Der Verein stellt auf Anfrage Event-Material zur Verfügung.

Mehr erfahren zu Event Material

Kommunikation

• Der Verein erwähnt auf der Webseite erfasste Events im monatlichen Newsletter.
• Der Verein publiziert Club-Aktivitäten auf der Basis von den Clubs eingereichter Berichte in der «alma» und auf Social Media.